Czyli czasy Excela i Outlooka w PR dzięki nowym narzędziom wkrótce odejdą w niepamięć.
Prowly to nowa aplikacja na polskim rynku, dostępna w modelu SaaS (Software as a Service – czyli najprościej mówiąc aplikacja dostępna przez przeglądarkę w modelu abonamentowym), dzięki której można tworzyć bazy mediów i zarządzać nimi, a także przeprowadzać wysyłki. Sam rodzaj narzędzia nie jest nowością – od dobrych kilku lat na rynku działa już dwa inne systemy do zarządzania biurem prasowym: netPR agencji PR o tej samej nazwie, oraz MediaContact (IMM). Niedawno pojawiło się też rozwiązanie Pressium.
Źródło: materiały prasowe PRowly
Miałam okazję przetestować Prowly. Sam panel jest bardzo przyjazny w obsłudze, spójny kolorystycznie, a personalizacja narzędzia pod postacią Sówki (znajdującej się również w logo narzędzia) pozwala mieć wrażenie, że mamy do czynienia z czymś więcej niż tylko bezduszną aplikacją. Jak na tak krótki test, aplikacja działa szybko i sprawnie. Nawigacja jest przejrzysta, aczkolwiek przy ikonkach prowadzących do głównych funkcjonalności brakowało mi podpisów lub tooltipów, a także przewodnika po systemie. Jak zapewnił mnie Szymon Szymczyk, jeden z twórców systemu, w tej chwili trwają prace nad wdrożeniem tzw. tourguide – zestawu wyskakujących okienek, które będą tłumaczyły poszczególne funkcje.
To co jest ważne w pracy specjalisty PR, to baza kontaktów. Mniej zaawansowane technologicznie firmy używają do tego celu Excela i programu pocztowego, bardziej zaawansowane (głównie duże agencje PR) – mają własne systemy. Prowly wypełnia tę lukę, dając wygodne narzędzie do zarządzania bazą kontaktów i tworzenia wysyłek. Tworzenie kontaktów w bazie jest bardzo łatwe. Można nawet dodać personalizowany nagłówek wiadomości czy wpisać kilka numerów telefonu do tej samej osoby. Oprócz standardowych informacji można dodawać tagi (aby określić specjalizację dziennikarza), notatki oraz flagi (dla dziennikarzy, którzy są dla nas najbardziej istotni). Każdy rekord ma również swoją historię wysyłek.Widzą je wszyscy użytkownicy danego konta. Bazę można też łatwo eksportować. Wystarczy jedno kliknięcie i plik Excela ląduje na dysku komputera. Można również zaimportować swoje kontakty do bazy.
Źródło: materiały prasowe PRowly
Mamy już bazę kontaktów, możemy prowadzić wysyłki. To była kolejna rzecz, którą testowałam. Najpierw w bazie kontaktów musimy stworzyć grupę. Potem zaznaczamy w bazie wybrane kontakty, w okienku, które pojawia się nad bazą (tzw. drop-down) pojawia się okienko z listą grup, wybieramy odpowiednią i wciskamy „+”. Potem możemy przejść do kolejnego etapu wysyłki. Jest nią tworzenie tzw. landing page.
To kolejna ważna funkcjonalność systemu. Landing page w przypadku PRowly to strona, na której znajdzie się tekst informacji oraz wszelkie dodatkowe materiały (zdjęcia, dokumenty, arkusze kalkulacyjne, itp.). Za ich pomocą można udostępniać nawet duże pliki – i żaden stażysta nie zapcha już skrzynki dziennikarzowi. Landing pages, jak piszą twórcy systemu, automatycznie dostosowują się do urządzenia czytelnika i są dostosowane do urządzeń mobilnych. Wkrótce będzie też możliwość robienia wysyłki testowej, przed wysłaniem maila do właściwych osób. Jak twierdzą twórcy systemu, dziennikarze pozytywnie oceniają i wygląd landing pages, i wygodę z ich korzystania.
Źródło: materiały prasowe PRowly
System ma swoje wewnętrzne statystyki, dzięki którym możemy się dowiedzieć, kto otworzył nasze e-maile, odwiedził przygotowany przez nas landing page i pobrał materiały prasowe. Docelowo będzie można w ten sposób sprawdzić wszystkie nasze kontakty. Wkrótce pojawi się również możliwość ustawiania różnych poziomów uprawnień w ramach konta (np. stażysty/asystenta, specjalisty, managera) i przypisywania do nich poszczególnych osób.
Cennik Prowly uwzględnia trzy wielkości biur prasowych, mierzone za pomocą liczby wysyłek:
- małe – 5 wysyłek, miesięczny abonament to 129 PLN
- średnie – 20 wysyłek, miesięczny abonament to 499 PLN
- duże – 50 wysyłek, miesięczny abonament to 1099 PLN.
Użytkownik, który nie chce zmieniać pakietu, a sporadycznie miewa dodatkowe wysyłki, może dopłacić po 29 PLN za każdą. Zamówienia można dokonać z poziomu panelu, płacąc przelewem online lub kartą kredytową. Brakowało mi opcji czwartej, dla mikrofirm – podstawowa baza kontaktów i 1-2 wysyłki na miesiąc, ale tutaj Szymon Szymczyk zapewnił mnie, że wkrótce będzie ona również dostępna, podkreślając, że obecna wersja Prowly to beta, która jest sukcesywnie rozwijana w oparciu o opinie użytkowników.
O narzędziu będę jeszcze wkrótce rozmawiać z jego twórcami, a tymczasem zachęcam do testowania (dostępny jest darmowy 14-dniowy trial): www.Prowly.com
Źródło: materiały prasowe PRowly
