Anna Miotk

Dla PR-owca powinna być to bułka z masłem – ale niekoniecznie jest.

Do napisania tej notki natchnął mnie Kongres Profesjonalistów PR, w trakcie którego wysłuchałam i obejrzałam mnóstwo prezentacji. Niby przygotowywanie prezentacji (czy w Power Poincie, czy też ostatnio modnym ostatnio Prezi) jest częstym zajęciem PR-owca. Pisze prezentacje dla swoich klientów czy szefostwa, dlatego wydawałoby się, że będzie wiedział, jak przygotować prezentację konferencyjną. I nie mam na myśli tutaj samego wystąpienia, ale zwykłe techniczne kwestie: czcionki, grafiki, itp. Jednak nie dla wszystkich są one oczywiste.

Zdjęcie pochodzi z serwisu sxc.hu

Poniżej garść zasad, o których warto pamiętać. Niektóre z nich sprawdziłam sama na sobie (i czasem bolało, oj bolało).

• Przygotuj sobie wzorzec prezentacji – od tego tak w ogóle należy zacząć. Dzięki wzorcowi logo i inne dane organizacji znajdują na wszystkich slajdach w tym samym miejscu (i nie trzeba za każdym razem wklejać ich ręcznie), stosowana jest zawsze ta sama czcionka, można też ustawić opcję domyślnego zmniejszania się czcionek w miarę, jak wpisujemy coraz więcej tekstu. Wzorzec powoduje, że wersja drukowana prezentacji posiada logo i inne elementy graficzne zawsze w tym samym miejscu. Ogólnie – bardzo ułatwia życie. We wzorzec trzeba zainwestować – warto zamówić go u grafika, który ma pojęcie o projektowaniu wzorców prezentacji w Power Poincie, a potem jeszcze przetestować, czy wszystko należycie działa i czy dobrze się drukuje. Jednak jest to konieczne, zwłaszcza, jeśli wymaga się od prelegenta (lub trenera – tutaj uwaga do firm szkoleniowych) aby posłużył się prezentacją o określonym wyglądzie.
• Używaj czcionek bezszeryfowych (np. Arial, Tahoma). Czcionki szeryfowe, utrzymujące wzrok w jednej linii, są lepsze dla czasopism czy książek. Prezentacji nie czytamy jednak linijka po linijce, a skanujemy je wzrokiem, co czcionki bezszeryfowe ułatwiają. Do tego czcionki szeryfowe kiepsko wyświetlają się na dużych ekranach (prezentacja widziana na ekranie konferencyjnym będzie o wiele mniej wyraźna niż jest na ekranie naszego komputera). Z tego samego powodu rozmiar czcionki nie może być mniejszy niż 18 pt.
• Umieść maksymalnie 8-9 wersów tekstu na jednym slajdzie. Typowym błędem jest opisywanie wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Nie. Szczegóły zostawmy sobie na ustną opowieść, która rozwinie to, co umieściliśmy w prezentacji za pomocą krótkich haseł.
• Używaj jasnego tła i ciemnych czcionek. Nic tak nie męczy wzroku jak czytanie tekstu napisanego białą czcionką na ciemnym tle. Chociaż w tym roku na Kongresie Profesjonalistów PR widziałam jeszcze inną, masakryczną kombinację: czerwone czcionki na czarnym tle. Powodowało, że od razu sięgałam po okulary do czytania.
• Czerwone czcionki w prezentacjach konferencyjnych są zakazane. Czerwone czcionki są najbardziej nieczytelne, zwłaszcza z daleka. Znawcy tematu radzą też nie używać czerwonych pisaków do pisania po flipchartach.
• Używaj zdjęć. Do prezentacji konferencyjnej wybierz jednak takie, które zawierają niewiele szczegółów i mają mocno kontrastujące ze sobą kolory (lub są czarno-białe). Im jaśniejsze, tym lepiej (ekrany konferencyjne są ciemniejsze i mniej kontrastowe niż ekran komputera). Rozmiar – zdecydowanie najlepszy wydaje mi się 640×480 pikseli. Nie powoduje jeszcze pikselozy, ale też nie rozpycha pliku z prezentacją o niepotrzebne megabajty.
• Grafiki muszą również mieć duże, czytelne, bezszeryfowe litery i kontrastujące ze sobą kolory. Kiepskie są jednak te, na których coś jest napisane jasnymi literami na czarnym tle. Zdradliwe są zwłaszcza tła w SmartArtach, o czym przekonałam się na własnej skórze, przygotowując jedną z prezentacji. Nie dość, że się dobrze nie wydrukowały, to na ekranie zlały się z czarnymi czcionkami umieszczonego na nich tekstu. Publiczność się na mnie zirytowała, i słusznie. Tła najlepiej wyłączyć, zostawić tylko ramki.
• Nie przesadzaj z dużą liczbą wykresów i danych. To kolejny błąd wielu prelegentów – przytłoczyć audytorium wynikami badań, które jednoznacznie mówią coś tam i pokazać do tego szereg skomplikowanych wykresów z Excela. Chociaż kocham Excela i wykresy w Excelu (mój typ osobowości jest zdecydowanie „excelowy”), to przy dużej ilości danych wymiękam. Podejrzewam, że reszta populacji, także ta niekochająca Excela większość – również. Przy typowej konferencyjnej 20-minutowej prezentacji naprawdę wystarczy jeden czy dwa wykresy, oczywiście duże i z małą ilością danych. To samo tyczy się tabel – czytelna tabela ma maksymalnie 3 rzędy i 3 kolumny.
• Polegaj na krótkiej prezentacji. Na 20 minut wystarczy maksymalnie jakieś 13-14 slajdów. Jeśli zrobimy ich więcej, skutek będzie taki, że będziemy gonić jak szaleni, zwłaszcza, jeśli prelegent przed nami się rozgada. Do zwalniania tempa mówienia dobrze przydają się animacje (nie może być ich jednak za dużo).
• Wykorzystaj elementy angażujące – na przykład zgadywanie wyników badań, jeśli przedstawiamy wyniki badań. Film, jeśli opowiadamy jakąś historię, która tylko da się filmem zilustrować.
• Przećwicz prezentację – po to, aby wiedzieć, jak mieścisz się w czasie i przemyśleć to, co chcesz powiedzieć. Najlepiej zrobić to trzykrotnie, wtedy już nauczysz się jej na pamięć i będziesz kontrolować jej tempo.
• Pamiętać, że proces grupowy rządzi się swoimi prawami – prelegenci występujący na początku konferencji mają raczej mało pytań z sali (więc możesz przygotować dłuższą prezentację). Tak od połowy pierwszego dnia słuchacze się aktywizują i zaczynają zadawać pytania – dlatego jeśli mamy występować później w trakcie konferencji, przygotujmy krótszą prezentację.

Tyle moich sugestii. Może jeszcze coś przychodzi Wam na myśl?